In diesem zweiten Beitrag zum Thema aATP betrachten wir das „Backorder Processing (BOP)“. Mit Hilfe diesem kann die Materialverfügbarkeit geprüft werden. Dieses, im Deutschen als  Rückstandsbearbeitung bezeichnete, Vorgehen wird meist dann durchgeführt, wenn sich die Bedarfs- oder Beschaffungssituation durch neue Begebenheiten verändert hat und somit die Realisierung vorherig geplanter Kundenaufträge oder Umlagerungsbestellungen geprüft werden soll.

Das Backorder Processing findet sich, wie das bereits behandelte Thema zur Supply Protection , im Bereich des aATP im SAP S/4HANA – aATP steht hierbei für „advanced Available-to-Promise“. Somit lautet die volle Bezeichnung für diese Anwendungskomponente „CA-ATP-BOP“. Die Thematik des ATP und auch der Begriff der BOP ist bereits langjährig im SAP integriert, in diesem Beitrag wird jedoch auf die Möglichkeiten des BOP mit dem aATP im SAP S/4HANA System eingegangen – der Prozess verläuft hierbei entsprechend vor allem in der neuen Oberfläche SAP Fiori ab. Dieser ist auch bereits gut im SAP Help Portal dokumentiert.

Die Rückstandsbearbeitung kommt, wie bereits angeschnitten, dann zum Tragen, wenn sich die Bedarfs- und Beschaffungssituation ändert. Dies ist etwa der Fall, wenn Kundenaufträge storniert werden oder auf andere Wege Mengen verfügbar werden und flexibel verteilt werden sollen, allerdings auch, wenn beispielsweise ein wichtiger Kunde mit entsprechend hoher Priorität die bereits für andere Kundenaufträge reservierten Mengen erhalten soll (vgl. hierzu auch Supply Protection Prozess). Bisher liefen entsprechende Maßnahmen in der Praxis über einfache Hintergrundläufe und häufig zusätzlichen manuellen Anpassungen ab. Dieser dadurch entstandene, hohe Bearbeitungsaufwand soll durch die S/4HANA Lösung des Backorder Processings zu einem leicht durchführbaren und intuitiven Prozess werden.

Grundbegriffe der Rückstandsbearbeitung

Bevor die Vorgänge genauer betrachtet werden können, sollten im Vorfeld die wichtigsten Begriffe geklärt werden. Dazu gehören die folgenden:

  • Verfügbarkeitsprüfung: die wohlbekannte Funktion, die eine mögliche Bestätigung für einen Bedarf berechnet.
  • BOP-Lauf: Prüft die Verfügbarkeit von mehreren Bedarfen gleichzeitig. Dabei wird eine definierte Reihenfolge eingehalten und alle in der zugeordneten BOP-Variante definierten Filter kommen zum Einsatz.
  • BOP-Segment: gespeicherte Einstellungen, die die Auswahl und Priorisierung der Bedarfe festlegt.
  • BOP-Variante: gesicherte Einstellungen, die festlegen, welche Bedarfe in einem Lauf inkludiert sind und welche Prüfung diese unterzogen werden.
  • Bestätigungsstrategie: es gibt 5 verschiedene Bestätigungsstrategien, die definieren, wie ein Bedarf in einem Lauf behandelt wird, das an welchen Bedarf die verfügbare Menge als erstes zugeteilt wird. Diese werden in „Gewinnen, Verbessern, Neuverteilen, Aufstocken, Verlieren und Überspringen“ aufgeteilt.

Die Begriffe werden in den folgenden Beispielen erkenntlicher.

Funktionsumfang der Fiori Apps

Im Umfeld der Rückstandsbearbeitung finden sich mehrere Fiori Applikationen. Für die Nutzung der meisten wird die Businessrole/Benutzerrolle „Order Fullfilment Manager/Experte für die Auftragserfüllung (ID: RO226)“ benötigt. Darunter fallen die folgenden Funktionen zum Einrichten und Überwachen der automatischen Rückstandsbearbeitung für Bedarfspositionen in den Geschäftsbelegarten „Kundenauftrag“ und „Umlagerungsbestellung“:

  • Merkmalskataloge verwalten
  • BOP-Segment konfigurieren
  • Benutzerdefinierte BOP-Sortierung konfigurieren
  • BOP-Variante konfigurieren
  • BOP-Lauf einplanen
  • BOP-Lauf überwachen
  • Zuständigkeiten für die Auftragserfüllung konfigurieren

Im Gesamtprozess werden die Applikationen wie folgt ausgeführt: Zu Beginn werden die Selektionskriterien festgelegt. Hierbei kann einerseits mit der BOP-Segment Konfiguration eine Auswahl an Kriterien festgelegt werden, welche Merkmalskombinationen im Engpass priorisiert werden und andererseits mit der benutzerdefinierten BOP-Sortierung die Reihenfolge für die Sortierung von Bedarfen, die keine einfache alphanumerische Sortierung zulassen, festgelegt werden. Im Anschluss wird die Variante in der App „BOP-Variante konfigurieren“ angelegt, um mit einer optimalen Kombination aus Filtern und Priorisierungen die Neuverteilung von Waren automatisch durchzuführen. Hier wird folglich die Bestätigungsstrategie festgelegt, um den Umgang mit Einzelbedarfen in Rückstandsbearbeitungsläufen bei begrenzter Verfügbarkeit festzulegen und zu priorisieren. Sie können dazu führen, dass Bedarfsmengen früher, später, teilweise oder gar nicht bestätigt werden. Möglich sind hier die folgenden fünf Strategien:

Ebenfalls möglich ist das „Überspringen“. Dabei behalten zugeordnete Bedarfe ihre aktuelle Bestätigung bei und werden bei einer Verfügbarkeitsprüfung nicht berücksichtigt. Der entsprechende Rückstandsbearbeitunsglauf kann daraufhin unter „BOP-Lauf einplanen“ geplant und ausgeführt, aber auch im Simulationsmodus durchgeführt werden. Der Lauf an sich findet im S/4HANA Core System statt. Die daraus entstehenden Ergebnisse jedes in dieser App eingeplanten Laufs werden in der App „BOP-Lauf überwachen“ angezeigt. Durch diese Übersicht kann sich vergewissert werden, dass die Back Order Processings mit der Strategie des Unternehmens übereinstimmen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, kann die entsprechende Variante angepasst werden und der Lauf erneut gestartet. Alternativ kann die App „Freigabe zur Lieferung“ verwendet werden.

Für die App „Freigabe zur Lieferung“ wird schließlich die Rolle „Sachbearbeiter für die Auftragserfüllung (RO176)“ benötigt. Diese App bietet in S/4HANA neben der automatisierten Materialverteilung der bisherig behandelten Anwendungen auch die manuelle Priorisierung fälliger Auftragsbelege für Materialien mit eingeschränkter Verfügbarkeit. Um dies korrekt umzusetzen, wird ein Überblick über die Materialverfügbarkeit gegeben und eine finanzielle Bewertung möglicher Auswirkungen bei nicht-Erfüllung von Aufträgen. Dadurch kann die Entscheidung, wie die Mengen verteilt werden sollen, erheblich erleichtert und kostspielige Entschlüsse verhindert werden.

In diesem Prozess wurden die Apps „Merkmalskataloge verwalten“ und „Zuständigkeiten für die Auftragserfüllung konfigurieren“ nicht erläutert. Erstere Anwendung ist nämlich den zentralen Funktionen des aATP zuzuordnen und ermöglicht allgemein die Konfiguration der Merkmalskataloge für die Kontingentierung (PAL), die Rückstandsbearbeitung (BOP) und den Verfügbarkeitsschutz (SUP). Diese Kataloge enthalten Attribute, die bei der Ausführung von Verfügbarkeitsprüfungen als Merkmale verwendet werden können. Die zweit genannte App bezieht sich auf die Freigabe zur Lieferung: In dieser können die Zuständigkeiten für die Auftragserfüllung konfiguriert werden, sodass die Sachbearbeiter alle Materialien bearbeiten können, für die sie in der App „Freigabe zur Lieferung“ zuständig sind.

Integration zur Supply Protection

Im vorhergehenden Beitrag zum Thema aATP wurde bereits die Suppy Protection (verlinken) behandelt. Dabei wurde auch bereits auf die Prozessintegration zum Back Order Processing angerissen. Genauer betrachtet verhält sich der Verfügbarkeitsschutz bei einem BOP-Lauf wie im Dialogmodus und hat dabei immer die höhere Priorität, außer im Fall von „Verlierern“ (vgl. den genannten Bestätigungsstrategien). Bei diesen verlieren zugeordnete Bedarfe ihre Bestätigung und werden nicht bestätigt – unabhängig davon, ob es für sie geschützte Mengen gibt. Geschützte Mengen werden jedoch nicht für andere SUP-Objekte freigegeben. In allen anderen Strategien reagieren die zugeordneten Anforderungen nach der BOP-Strategie, jedoch bleiben geschützte Mengen geschützt und sind für die BOP nicht verfügbar.

Fazit

Das Backorder Processing des aATP ermöglicht eine vereinfachte und überschauliche Art, die Materialverfügbarkeit zu überprüfen, wenn sich die Bedarfs- oder Beschaffungssituation geändert haben. Durch die vielen verschiedenen Konfigurationen kann dieser Prozess hierbei ganz individuell und auf die Strategie der Unternehmen angepasst durchgeführt und kostspielige Fehlentscheidungen vermieden werden. Wie nun in Kombination mit dem vorhergehenden Beitrag zur Supply Protection (SUP) in S/4HANA klar wird, spielen die Prozesse der aATP eng zusammen. Um dieses Zusammenspiel des advanced Available-to-Promise genauer zu verstehen, werde weitere Unterthemen dieses Bereichs in folgenden Beiträgen behandelt.

Falls in der Zwischenzeit bereits Fragen zum Thema aufgekommen sind, melden Sie sich! Unsere Berater helfen Ihnen gerne.