Laut der Anfang 2020 herausgegebenen Lünendonk Studie „Mit S/4HANA in die digitale Zukunft“[1] befinden sich erst 15 % der befragten Unternehmen in der konkreten Umstellung auf S/4HANA.  Auch wenn die Wartungsfristen für SAP Business bis 2027 verlängert wurden, sollte die Umstellung auf S/4HANA zeitnah in Angriff genommen werden. Entsprechend dem bekannten Goethe-Zitat aus Faust: „Der Worte sind genug gewechselt, lasst mich auch endlich Taten sehen“, sollten Unternehmen jetzt anfangen, den Weg Richtung S/4HANA zu ebnen. Eine Vorstudie ist ein erster Schritt. Dabei sollten folgende Aspekte untersucht werden:

Analyse der Ist-Prozesse und Definition der Handlungsfelder

Die Analyse der Ist-Prozesse und die Definition der Handlungsfelder bilden die Basis für den Umstieg auf S/4HANA. Es werden alle relevanten Prozesse untersucht und geprüft, wie diese in SAP S/4HANA abgebildet werden können. Eine zentrale Rolle spielt dabei die SAP Simplification List, die direkt von SAP kommt und genau beschreibt, was sich beim Umstieg auf SAP S/4HANA ändern wird.

Welcher Ansatz wird für die Implementierung des neuen Systems verfolgt?

Nach der Analyse der Ist-Prozesse und der Definition der Handlungsfelder wird meistens schnell klar, welcher Weg eingeschlagen wird. Sind die Ist-Prozesse betriebswirtschaftlich sinnvoll und müssen nur marginal angepasst werden, eignet sich der Brownfield-Ansatz, d. h. die Übernahme und leichte Anpassung der bestehenden IT-Landschaft mit einem Update auf S/4HANA.  Kristallisiert sich heraus, dass die bestehenden Prozesse deutlich vereinfacht werden könnten, gar nicht mehr zu den Anforderungen passen oder gänzlich neu aufgesetzt werden müssen/sollen, ist „Greenfield“ der Ansatz der Wahl. Dieser Ansatz wird auch häufig genutzt, um sich insgesamt von alten Strukturen und Prozessen zu lösen und von Grund auf neu zu starten.

Die dritte Möglichkeit ist der Bluefield-Ansatz, der eine Mischung aus Greenfield und Brownfield verfolgt. Dieser Ansatz ermöglicht es, bestehende Prozesse, die bewährt und passend sind, durch neue Prozesse zu ergänzen und alles zusammen auf S/4HANA aufzubauen.

Welche grundlegende Projekt-Methodik und welche Tools werden angewendet?

Die richtige Methode für eine professionelle S/4 Transformation gibt die Leitplanken vor und hilft, sich nicht im Wald zu verlaufen. Wichtig für die Umsetzung einer neuen IT-Infrastruktur ist, dass alle Beteiligten involviert werden. Nur so kann der bestmögliche Kosten-Nutzen-Aufwand sichergestellt werden. Es gibt verschiedene Methoden, ein solches Projekt umzusetzen. Geht ein Unternehmen „traditionell“ nach Wasserfall vor, „agil“ (visionsgetrieben, flexibel) oder „hybrid“ (einer Mischung aus beidem)? Die jeweilige Methode muss zum Unternehmen und den Beteiligten passen. Aber auch die Chancen, die mit einer für das Unternehmen „neuen“ Vorgehensweise einhergehen, sollte man nicht außer Acht lassen. Denn: Eine S/4HANA Umstellung ist agil möglich und kann durchaus sehr nutzenstiftend sein, benötigt aber eine entsprechende Betreuung. Dies gilt es zu prüfen.

 

 

Es gibt zahlreiche Tools für die Begleitung der S/4HANA- Umstellung. Neben der Prozessdokumentation, z. B. in Confluence, können bei einer agilen Vorgehensweise Sprints beispielsweise mit Jira sehr gut ausgeplant werden. Parallel wird oft der SAP Solution Manager für die Prozessdokumentation genutzt. Je nach Projektsetting werden die unterstützenden Tools im Rahmen der Vorstudie festgelegt.

Template-Nutzung

Es kann durchaus sehr viel Sinn machen, auf einer S/4HANA Sandbox ein Template-System aufzubauen. Dort werden die Gemeinsamkeiten der Regionen, Länder oder Werke vorab aufgebaut oder vorkonfiguriert. Das beschleunigt das eigentliche Projekt und hilft, Kosten zu sparen sowie Prozesse und Stammdaten zu vereinfachen und zu harmonisieren. Dies gilt es, in der Vorstudie zu untersuchen.

Festlegung der Roll-out-Strategie

Gerade bei international tätigen Unternehmen ist schließlich die Roll-out-Strategie ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wird die neue IT-Struktur unternehmensweit zur gleichen Zeit umgesetzt, Land für Land, Werk für Werk oder macht eine ganz andere Strategie Sinn? Jede mögliche Variante hat ihre Vor- und Nachteile und muss entsprechend intensiv diskutiert werden.

Sind die oben genannten Punkte analysiert, werden alle Ergebnisse der Vorstudie in einer individuellen Roadmap mit einer Timeline für die geplante Umsetzung festgelegt. In folgenden Blogbeiträgen gehen wir näher auf die einzelnen Schritte und Ansätze in der Vorstudie ein.

 

[1] https://www.luenendonk.de/produkt/studien-publikationen/luenendonk-studie-2019-mit-s-4hana-in-die-digitale-zukunft/