Was ist ECM?

Enterprise Content Management (ECM) umfasst Methoden und Techniken zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Inhalten. Als Teilgebiet des Informationsmanagements beschäftigt sich ECM primär mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden. Dabei werden die Daten und Dokumente zu einer ganzheitlichen Sicht vereint. ECM ist keine einzelne Software, sondern eine Kombination aus verschiedenen Ansätzen mit dem Ziel unterschiedliche Abläufe im Unternehmen zu unterstützen. Die Firma OpenText bietet dazu mit SAP xECM by Open Text eine umfassende Lösung.

Mit SAP Extended Enterprise Content Management by Open Text wird eine komplette Dokumentenmanagementlösung mit Fokus auf effiziente Zusammenarbeit und inhaltsorientierten Workflow, vollständig in SAP integriert. Die Funktionen von SAP xECM umfassen dabei unter anderem Dokumentenerfassung, Aktenverwaltung und Archivierung.

Wozu wird ECM genutzt?

Bei einem korrekten Einsatz von ECM-Lösungen bieten diese viele Vorteile für das Unternehmen. Neben der Senkung von Anwendungs- und Verwaltungskosten erhöht ECM die Produktivität von Mitarbeitern und beschleunigt und standardisiert Geschäftsprozesse. Desweiteren sind die Prozesse papierlos in SAP vorhanden und treiben die Digitalisierungsstrategien des anwendenden Unternehmens voran.

Ein großer Vorteil ist, dass mit dieser Lösung neben SAP-Anwendern auch Non-SAP Nutzer über ein Web-Portal auf den strukturierten Content wie Dokumente oder E-Mails zugreifen können. Denn nicht alle Nutzer haben die nötigen Systemberechtigungen, um auf alle Inhalte unmittelbar über das SAP-System zugreifen zu können.

Mit dem Thema ECM beschäftigt sich Christian Fink, der Gründer und Inhaber des IT-Beratungshauses Fink IT-Solutions GmbH & Co. KG, in seinem Buch „Enterprise Content Management mit SAP“. Sein Buch vermittelt einen ersten Überblick über die ECM-Werkzeuge von SAP z. B. das SAP Easy Document Management und OpenText z. B. SAP Document Access by OpenText und zeigt für jedes dieser Werkzeuge den wesentlichen Einsatzbereich auf. Das Buch ordnet die ECM-Werkzeuge in ein strategisches ECM-Modell ein und verschafft den Lesern so einen Überblick über die Funktionalitäten des Tools. Ebenfalls kann es auch als ein Nachschlagewerk bei Entscheidungshilfen dienen, welche Werkzeuge die Anwender für welche Zwecke verwenden sollten.

Was ist die Fink IT? Was macht die Fink IT?

Die Kernbereiche des agilen und modern aufgestellten Unternehmens liegen in der IT-Managementberatung, dem IT- und SAP-Consultings, sowie im Projektmanagement. Einen besonderen Fokus legt die Fink IT-Solutions auf die Einführung von SAP ECM Anwendungen bei Kunden und ist zudem GOLD-Partner der SAP.

Im folgenden Verlauf des Artikels wird auf die Fragen aus dem Interview mit Herrn Fink näher eingegangen.

Was muss ein Unternehmen vor der Einführung von ECM mit SAP beachten?

Die dokumentenspezifische Digitalisierung ist ein Thema, welches bereits bei der Einführung von SAP S/4HANA in Betracht gezogen werden sollte. Viele Kunden behandeln dieses umfangreiche Thema leider zweitrangig, was möglicherweise auf informelle Defizite zurückzuführen ist. Fink IT-Solutions hat dazu eine unternehmensspezifische Lösung entwickelt und bietet Workshops an, für die man sich zukünftig über die Homepage der Fink IT-Solutions anmelden kann.

Wie sollte man eine solche Einführung schrittweise angehen?

Für die Einführung hat die Fink IT-Solutions ein eigenes Konzept entwickelt, das sogenannte “FITS/Rapid Deployment Kit – ein Best-Practice Konzept“. Hierzu werden Workshops angeboten, die i. d. R. über zwei Tage gehen und das Konzept durch Demos im Live System den Teilnehmern praktisch näherbringen. In den Workshops werden die aktuellen Prozesse und Abläufe des Kunden überprüft und ggf. Erweiterungen vorgenommen. Anschließend werden die Vorgaben und Wünsche des Kunden aufgenommen und nach der Umsetzung freigegeben. Dabei durchleuchtet die Fit-GAP-Analyse die einzelnen Schritte und zeigt, ob Abweichungen vorliegen.

Welche Wertschöpfungsprozesse werden üblicherweise zu Beginn digitalisiert?

Primär werden Dokumente und Belege im Materialflussbereich digitalisiert, welche ca. 70% der Dokumente und Belege in einem Unternehmen ausmachen. Beispiele aus dem Purchase-to-Pay wären Bestellungen, Rahmenverträge, Bestellbestätigungen, Wareneingangsdokumente Lieferscheine und Rechnungen. Auch kontextbezogene Inhalte, die das gleichzeitige Arbeiten vieler Anwender ermöglichen, werden frühzeitig digitalisiert.

Wie weit sehen Sie die Digitalisierung bei Ihren Kunden bereits fortgeschritten?

Die meisten (Neu-) Kunden beschäftigen sich mit dem Thema (Voll-) Digitalisierung relativ spät. Meist ist es nach der Einführung von S/4HANA und somit ist die Volldigitalisierung ungeeignet, da bereits migrierte Prozesse erneut angepasst müssten, was wiederum zusätzliche Kosten verursacht. Dennoch können einzelne Bereiche aus dem Produktivsystem noch im Nachgang digitalisiert werden. Deshalb kann eine frühzeitige Auseinandersetzung mit der Lösung des SAP ECM wertvolle Zeit und Kosten sparen.

Gibt es als langjähriger Experte von SAP ECM bestimmte Erkenntnisse, die bei der Anwendung der Lösung positiv oder negativ aufgefallen sind (Komplexität/Kosten- und Zeitersparnis etc.)?

Mit der richtigen Lösung und Anwendung von SAP ECM gibt es zahlreiche positive Erkenntnisse, die sich über die Jahre ansammeln. Ein konkretes Beispiel dazu wäre das Invoice Management. Mit dieser Methode können manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung komplett optimiert und zugleich interne und externe Compliance-Anforderungen erfüllt werden. Da das ganze papierlos erfolgt, werden keine physischen Ablagen / Stauräume für die Dokumente gebraucht und die damit verbunden Kosten wie Miete oder Büroausstattung werden eingespart. Desweiteren werden Informationen zu bestimmten Produkten oder Dienstleistungen, die beispielsweise beim Beschaffungsprozess anfallen und außerhalb des SAP-Systems erfolgt, wenn z. B. keine SAP-Bestellung vorliegt, festgehalten. SAP xECM ermöglicht die Anlage einer Beschaffungsakte (Workspace) auch ohne SAP-Bezug. Die Beschaffungsakte ist gemäß der Unternehmensdefinition aufgebaut und somit können alle Anwender zusammen an der Beschaffung arbeiten und ihre Dokumente und Informationen dort sammeln. Wird danach eine SAP-Bestellung angelegt wird der sogenannte Workspace der Beschaffungsakte mit der SAP-Bestellung verknüpft.