Schulungsunterlagenerstellung mit dem SAP Enable Now Instant Producer

Was sind SAP Enable Now und der Instant Producer?

Unabhängig davon, ob vorhandene Daten einer Organisation in die Unternehmenssoftware der SAP migriert werden oder lediglich einzelne Schnittstellen und Module innerhalb der bereits vorhandenen SAP-Umwelt an neue Anforderungen angepasst werden müssen – in den meisten Fällen sorgt die Einführung von neuen Prozessen für Wissenslücken bei den Endanwendern, die aufgearbeitet werden müssen. Erschwerend kommt hinzu, dass der Aufwand diese Lücken zu schließen mit einer großen Zahl von Anwendern potenziell ansteigt. Unternehmen stehen dann vor der Herausforderung, Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen über eine korrekte Prozessdurchführung zu versorgen. Und das mit der Erwartung, das bestmögliche Ergebnis, in der kürzesten Zeit, zu den geringsten Kosten zu erzielen.

Bei SAP Enable Now – oder kurz SEN – handelt es sich in diesem Zusammenhang um die SAP-eigene Lern-Plattform, die von Unternehmen eingekauft werden kann, um Trainings, Schulungsunterlagen und (Prozess-) Dokumentationen zu erstellen, zu verwalten und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Eines der Werkzeuge, auf das ein Unternehmen zurückgreifen kann, ist der Instant Producer. Dieser ist Bestandteil von SEN.

Mit dem Instant Producer sind Prozessexperten, Trainer und Berater in der Lage, Prozesse direkt bei deren Ausführung im System aufzuzeichnen und in Form von einfach verständlichen Lernvideos einer großen Zahl von Anwendern zur Verfügung zu stellen. Im Fall von SAP heißt das also konkret, dass ein Prozess in der GUI-Anwendung ausgeführt wird. Der Instant Producer zeichnet den Bildschirm inklusive aller Eingaben auf und speichert das dabei entstehende Material als .dkp-Datei. Es wird also ein Video erzeugt, dass jeden der durchgeführten Prozessschritte dokumentiert und hervorhebt.

Nachdem ein Prozess abgeschlossen und die Aufnahme beendet wurde, lässt sich die .dkp-Datei nachbearbeiten. Hier bietet der Instant Producer die Möglichkeit, Hinweise und Erklärungen zu einzelnen Eingaben einzufügen und die automatisch generierten Informations-Felder (auch Sprechblasen oder Bubbles genannt) zu optimieren. Der Instant Producer erkennt hierbei, welche Eingaben in welchem Feld vorgenommen wurde und beschreibt den Vorgang automatisch – siehe Grafik unterhalb dieses Absatzes. Wie die Aufzeichnung selbst ist auch deren Nachbearbeitung einfach und intuitiv durchzuführen. Expertenwissen in Sachen Videoschnitt und -bearbeitung sind dafür nicht erforderlich.

Aufbau und Verwendung des Instant Producers

Nach dem Start des Programms kann sich der Anwender im Einstiegsbild des Instant Producers entscheiden, ob ein neues Projekt aufgenommen oder ein bestehendes Projekt im Explorer verwaltet und bearbeitet werden soll. Für Neueinsteiger bietet er zusätzlich einen Leitfaden zur Nutzung der Software in Form eines Quick Guides:

Ein neues Projekt aufnehmen

Nach dem Klick auf den Button „Neues Projekt aufnehmen“ im Einstiegsbild kann ein beliebiger Name für das Projekt vergeben werden.

Im Folgebild kann festgelegt werden, welches der ausgeführten Programme auf einem Rechner aufgezeichnet werden soll. Das bedeutet, dass der Instant Producer sich nicht nur für SAP-Applikationen, sondern ebenso für Aufzeichnungen im Browser, in Text-Dokumenten, Präsentationen und einer Vielzahl von weiteren Anwendungen verwenden lässt. Die einzige Voraussetzung ist dabei, dass das jeweilige Programm vor dem Beginn der Aufzeichnung installiert sein und ausgeführt werden muss. Eventuelle Einschränkungen in der Qualität der Aufzeichnung sind bei Nicht-SAP-Anwendungen aber nicht ausgeschlossen. Im Diagnosefeld weist der Instant Producer den Nutzer außerdem unmittelbar auf potenzielle Probleme hin.

Nachdem das aufzuzeichnende Programm bestimmt wurde, wird der Aufnahmebereich festgelegt– entweder wird der gesamte Bildschirm aufgezeichnet oder nur ein Ausschnitt.

Mit Klick auf Aufnehmen beginnt der Aufzeichnungsmodus – der Prozess kann nun durchgeführt werden.

Nachdem der Prozess durchgeführt und die Aufnahme beendet wurde, kann das dabei entstandene Material gespeichert, abgespielt, bearbeitet oder sofort gelöscht werden:

Projekte speichern: Wird ein Projekt gespeichert, wird es im Explorer des Instant Producers abgelegt, der sich im Hintergrund öffnet, sobald eine Aufnahme beendet wurde. Falls nur bestehende Projekte bearbeitet werden sollen, lässt sich die Abkürzung in den Explorer über den Button Projekt-Explorer öffnen im Einstiegsbild des Instant Producers nehmen.

Projekte bearbeiten, teilen und abschließen

Projekte können unmittelbar nach deren Aufnahme oder aus dem Explorer heraus bearbeitet werden. Aus dem Explorer werden einzelne Projekte per Doppelklick geöffnet. Hier gleicht die Arbeit der in den gängigen Programmen zur Erstellung von Präsentationen. Nur werden hier keine einzelnen Folien, sondern kurze Video-Bausteine bearbeitet. Jeder Prozessschritt, beziehungsweise jede Eingabe im Programm, wird dabei als separate „Folie“ angezeigt. Anpassungen können dabei unmittelbar nachverfolgt werden, da die Datei im Browser jederzeit abgespielt werden kann.

Im Bearbeitungsmodus bietet der Instant Producer die Möglichkeit, die Aufnahme sofort abzuspielen, nachdem Änderungen vorgenommen wurden. Ist das finale Produkt erreicht, lässt sich durch den Klick auf den Button Dokumentation generieren eine zusätzliche Klick-Anleitung in Form eines Textdokuments erzeugen, welche die einzelnen Prozessschritte detailliert abbildet. Um das entstandene Video nun auch für die Endanwender zugänglich zu machen, kann es über den Button Video generieren in das MP4-Format in verschiedenen Auflösungen umgewandelt werden. Über Publizieren lässt sich eine Aufzeichnung alternativ als eine ausführbare Datei ablegen, die im Gegensatz zur MP4-Datei im Browser des Zuschauers ausgeführt wird.

Und hier finden Sie noch ein Beispiel einer entsprechenden Aufzeichnung:

Fazit

Die Schulungsunterlagenerstellung mit dem SAP Enable Now Instant Producer erfolgt also einfach und intuitiv und kann dabei sehr viel Zeit und Kosten sparen. Noch dazu finden beispielsweise die zu schulenden Mitarbeiter ebenso einfach verständliche und strukturierte Videos vor.

Falls Sie mehr über den Instant Producer wissen wollen, melden Sie sich bei uns – unsere Berater helfen Ihnen dabei gerne!