„Uns fehlen noch ihre Reisekosten/Spesenabrechnungen für diesen Monat.“

 

Sollte es im Zeitalter von künstlicher Intelligenz nicht möglich sein, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, ohne regelmäßig den Unmut des Backoffice auf sich zu ziehen? Viele Unternehmen tun sich mit der (Teil-) Automatisierung ihrer Travel- und Expense-Prozesse noch schwer.

 

 

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Spannungsfeld zwischen Komplexität und User Experience

Von der Auswahl über die Buchung zur Abrechnung: Verbraucher sind es heute gewohnt, mit wenigen Clicks Flüge/Hotels und den passenden Mietwagen zu bekommen, idealerweise zugeschnitten auf ihre persönlichen Vorlieben oder Bedürfnisse. Im professionellen Umfeld gibt es auf dem Weg von der Buchung zur Kostenerstattung allerdings zusätzliche Herausforderungen:

  • Firmen wollen eine anhand der Company Policies vorgefilterte Auswahl an buchbaren Flügen/Hotels vorgeben
  • Unternehmensspezifische Discounts, Non-Disclosure-Agreements und der Datenschutz wollen berücksichtigt werden
  • Bei der Abrechnung sind alle Ausgaben vom Taxi bis zum Abendessen anhand von sich ständig verändernden Compliance-Regeln zu prüfen und zu versteuern

Aktuelle Corporate Booking Tools können bei Weitem nicht mit der User Experience (UX) von Consumer-Sites mithalten. Allerdings erwarten gerade jüngere Mitarbeiter eine intuitive, schnelle GUI (wie z.B. “google flights”) und sind zum Teil den Umweg über Drittanbieter (Reisebüros) gar nicht mehr gewohnt. Am meisten verbesserungswürdig sind Geschwindigkeit, Intuitivität, Content & Nutzung von User-Profilen für AI-Auswertungen.

 

Corporate Travel Sektor reif für Innovation

Der Corporate Travel Sektor generierte vor der COVID19-Pandemie weltweit 1,3 Billionen USD Umsatz und ist mehr als reif für Innovation.

Neue Felder & Ziele im Bereich Corporate Travel:

  • Booking Tools: eine moderne UX, personalisierte Userprofile für AI-Auswertungen. Dies bietet ggf. auch Möglichkeiten, mit persönlichen Meilen oder Zuzahlung die Reiseoptionen über die Company Allowance hinaus aufzustocken
  • Digitalisierung von Behörden, auch in Regionen außerhalb Westeuropas, China und USA
  • Expense Management: klassische Reisekostenabrechnungen sollen verschwinden. Z.B. wird über Handyfotos ein Upload von Belegen direkt in die Cloud ermöglicht. Dies erlaubt automatische real-time Genehmigung der Ausgaben (z.B. durch AI gemäß geplanter Reiseroute und Compliance Regeln)

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Zukunft mit SAP Concur?

Concur, 2015 durch SAP übernommen, ist Weltmarktführer für Online Booking Tools (OBTs) und Expense Management. SAP will seinen Kunden ein intelligentes Ausgabenmanagement bieten (in Verbindung mit Tools wie SAP Ariba und SAP Fieldglass). Concur hat seinen Umsatz seit der Übernahme mehr als verdoppelt.
Concurs „Flagship Challenge“ ist es, Booking, Invoice und Expense Transaktionen für globale Kunden mit bis zu 50 verschiedenen Ländern/Regionen intelligent und effizient zu verwalten. Des Weiteren soll der Kunde bei der Umsetzung von Compliance-Richtlinien über mehrere Vertriebswege unterstützt werden.

Concur hat drei Bausteine im Angebot: Concur Travel, Concur Expense und Concur Invoice. Diese stellen ein geschlossenes System dar – aktuell ist keine Integration mit externen Online-Booking Tools oder Expense Systemen geplant. Für den Datenaustausch mit Umsystemen (ERP, CRM, HR-/Accounting Software) gibt es sog. „Financial Connectors“, z.B. zu Salesforce, Quickbooks und Netsuite.

 

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Concur Travel: Das Concur Booking Tool ist plattformübergreifend und erinnert an bekannte Buchungs-Apps. Reisen können vom Handy aus geplant, beantragt und genehmigt werden. Die Angebote werden aus mehreren globalen Distribution Systems (GDS) gezogen, Partnerschaften mit Geschäftsreisebüros (Travel Management Consultants, TMCs) ermöglichen Sonderkonditionen. Schon bei der Auswahl werden Kundenspezifische Compliance Regeln und gesetzliche Vorgaben berücksichtigt. Für Manager bietet ein Reporting-Tool über vorgefertigte Reports die Möglichkeit, in Echtzeit die Reiseausgaben zu prüfen und zu steuern.

 

Concur Expense: Mit Hilfe der mobilen App ExpenseIt können Belege on-the-fly mit der Handykamera erfasst und in die Cloud hochgeladen werden. Es gibt auch eine Reihe von Partner-Apps (z.B. Uber), die automatisch e-Receipts in ExpenseIt erstellen. Pauschalbeträge (z.B. Kilometerpauschale bei Nutzung eines privaten PKWs) werden anhand der Reiseroute berechnet. Concur Expense fasst Kreditkartenbuchungen, Flug-/Hotelrechnungen und gesammelte e-Receipts in der Cloud zusammen und prüft automatisch die Ausgaben auf die Compliance-Regeln des Unternehmens. Nach Einreichung der Abrechnung kann der Reisende den Status online verfolgen. Manager können die App nutzen, um Ausgaben direkt von unterwegs zu bewerten und zu bewilligen.

 

Concur Invoice: Unabhängig von Reisen lassen sich auch andere Rechnungen über Concur verwalten. Concur Invoice bietet für den Einkauf dieselben Möglichkeiten wie Expense, z.B. in-App Approval, automatische Compliance Checks und Alerts, alles synchronisiert mit z.B. einem SAP System als Backend.

 

Fazit

Concur entfaltet dort sein größtes Potenzial, wo viel gereist wird. Kleinere Unternehmen können bereits mit der Einführung von Concur Expense signifikant Aufwand und damit bares Geld einsparen. Größere Unternehmen mit komplexeren Approval-Workflows profitieren zusätzlich von dem Booking und Reporting Funktionalitäten und der Integration mit anderen (SAP-) Systemen.

 

Lösungen ausprobieren – Test Drive:

Test Drive ist eine interaktive Demo, zu der man sich nach einem ersten Kontakt für begrenzte Zeit freischalten lassen kann. Im zweiten Schritt kann Concur dem Kunden auf Anfrage eine Sandbox mit dessen eigenen Daten (z.B. aus einem Quickbooks-Auszug) für 48/72 Stunden zur Verfügung stellen, nebst einem Workshop mit einem Solution Team. Dafür müssen allerdings vorab einige Randbedingungen geklärt sein:

  • Welche Software wird aktuell genutzt und wie sieht der Approval-Workflow aus?
  • Sizing: Wie viele Mitarbeiter reisen im Durchschnitt gleichzeitig und wohin?
  • Liegt das Kerninteresse auf Travel/Expense oder generellem Invoice-Management?

 

Gerne unterstützen wir Sie bei Vorbereitung und Umsetzung der Integration unter vertrieb@ososoft.de.