Bei der Umfirmierung eines Lieferanten kommt es häufig vor, dass ein neuer Lieferant im SAP angelegt wird. Der Aufwand ist bekannt und das Kopieren der Infosätze ist zeitaufwändig. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter einer Umfirmierung und wie ist dies im SAP zu handhaben?

Was ist eine Umfirmierung?

Grundlegend ist zwischen einer Umfirmierung und einer Umwandlung eines Unternehmens zu unterscheiden. Bei einer Umfirmierung ändert sich lediglich der Firmenname, bei einer Umwandlung dagegen ändert sich die Rechtsform des Unternehmens. Beide Begriffe werden oft, vor allem in SAP-Foren, synonym verwendet.

Bei einem Standortwechsel, also einer Adressänderung, müssen die Stammdaten selbstverständlich ebenfalls aktualisiert werden. Dazu genügt aber eine einfache Änderung im Business Partner.

Natürlich kann auch eine Namensänderung mit der Rechtsformänderung einher gehen, da manche Firmen ihre Organisationsform im Namen tragen.

Beispiel: „Maxmustermann AG“ wird zu „Maxmustermann GmbH“

  • Hier ändert sich die Rechtsform von AG zu GmbH
  • Da die Unternehmensart Bestandteil von Namen ist, ändert sich auch der Unternehmensname

Für die Entscheidung einer Umfirmierung kann es mehrere Gründe geben. Der Hauptgrund ist meist eine Neuorientierung oder Neuausrichtung des Unternehmens. Auch bei Erweiterungen der Geschäftsbereiche wird der Firmenname oft geändert.

Eine Umfirmierung sollte allerdings gut überlegt sein, denn sie birgt Risiken und bringt Kosten mit sich. Negative Folgen können ein Verlust an Reputation, Reichweite oder Interesse bei den Kunden sein. Um die Risiken zu minimieren, ist eine gut geplante und begleitete Kampagne sowie eine umfangreiche Kostenkalkulation entscheidend.

 

Wie wirkt sich eine Umfirmierung auf die Stammdaten im SAP aus?

Obwohl sich bei der Umfirmierung weder das Material noch die mit dem Lieferanten ausgehandelten Konditionen ändern, müssen oft dennoch neue Lieferanten angelegt und die bisherigen Daten kopiert werden.

Nachdem der neue Lieferant (Business Partner) im System angelegt wurde, müssen die Einkaufsinfosätze vom alten auf den neuen Lieferanten kopiert werden. Hierfür bietet SAP leider keine Standard-Funktion an.

Ein neuer Kreditor/Lieferant kann mit der Transaktion XK01 angelegt werden, wobei man im Grunde einfach nur auf die Transaktion BP weitergeleitet wird:

 

Nach der Anlage des Kreditors müssen die dazugehörigen Infosätze gepflegt werden. Dafür öffnet man die Transaktion ME11. Da sich in diesem Bereich bei einer Umfirmierung meist nichts ändert, können die Einkaufsinfosätze vom alten Lieferanten auf den neuen übertragen werden. Die schon bestehenden Infosätze findet man mithilfe der Transaktion ME13.

ME11:

Fazit

Umfirmierungen und auch Rechtsformänderungen kommen im Arbeitsalltag immer wieder vor. Sobald sich bei der Rechtsformänderung auch die Umsatzsteuer-ID ändert, muss zwingend eine neue Kreditorennummer angelegt werden. Da das Neuanlegen und Kopieren zeitaufwändig sowie anfällig für Fehler sind, gibt es bereits Tools, die den Prozess automatisiert durchführen.

Tool für Vermeidung von Kopierfehlern und mit enormer Zeiteinsparung: https://erlebe-software.de/angebot/infosatzkopierer/