In Zeiten der Automatisierung hat der Einsatz von Workflows eine immer höhere Relevanz erreicht. Die Effizienz lässt sich steigern, unnötige Arbeit wird eingespart. SAP ermöglichte die Erstellung und den Einsatz von Workflows bereits mit „SAP Business Workflow“. Auf diesem basierend wurde nun die neue Funktion des „Flexible Workflows“ eingeführt  was das bedeutet und wie dies genutzt werden kann, wird im folgenden Beitrag erklärt.  

Workflows werden vor allem in der Prozessoptimierung verwendet. Bei einem Workflow handelt es sich per Definition um einen automatisierten Geschäftsprozess – hierzu wird unter anderem festgelegt, wer was bis wann erledigt haben muss und wo wer was ablegen sollte, sodass der Arbeitsablauf einfach und reibungslos verlaufen kann. Dazu müssen auch die einzelnen Arbeitsschritte, deren Reihenfolge und Bedingungen definiert werden, sowie deren Abhängigkeiten und Engstellen. Ein solcher Arbeitsablauf beschreibt also, wann, wie und wer mit welchen technischen Hilfsmitteln den entsprechenden Schritt des Geschäftsprozesses ausführt. Durch diese Festlegung und Teilautomatisierung wird eine effizientere Arbeitsweise erreicht. In folgender Abbildung ein klassischer (vereinfachter) Fall eines Workflows bei einer Bestellung: 

 

SAP Business Workflow

Durch die steigende Relevanz dieser Workflows kümmerte sich auch SAP frühzeitig um ein entsprechendes Modul – SAP Business Workflow. Mit diesem Framework können Unternehmen individuelle Prozesse definieren und koordinieren. Damit können sowohl einfache Freigabe- oder Genehmigungsverfahren als auch komplexere Geschäftsprozesse, bei denen verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten, abgebildet werden. Dies geschieht über die Modellierungsoberfläche des „SAP Workflow Builders“: hier können einzelne Schritte schnell und überschaubar bearbeitet werden, auch ohne den kompletten Prozess zu Beginn systemtechnisch betrachten zu müssen. Diese Technik hat sich von ERP auf S/4HANA nicht verändert – und ist nur „On-Premise“ verfügbar. Das auf diesem technisch basierende „Flexible Workflows“ kommt jedoch mit S/4HANA neu dazu, ist konfigurierbar und ist als Plattform-Framework auf Cloud und On-Premise zu verwenden.

 

SAP Flexible Workflows

Allgemein lässt sich über die flexiblen Workflows sagen, dass die Konfiguration lediglich Prozesskenntnisse erfordert – darüber hinaus ist diese intuitiv und leicht verständlich und Programmierung ist nicht notwendig (aber möglich!). Zusätzlich erfolgt sie belegorientiert über mehrere FIORI Apps. Für Einkaufsbelege werden die flexiblen Workflows bereits umfangreich angeboten.

 

Folgende Einkaufsbelege werden dabei unterstützt:

  • Bestellanforderungen (kopf- und positionsbasiert)
  • Bestellungen
  • Kontrakte
  • Lieferpläne
  • Ausschreibungen
  • Angebote
  • Zentrale Kontrakte
  • Leistungserfassungen (Lean Services)
  • Neustart BANF-Workflow (solange Bestellung noch nicht erstellt)
  • Rechnungen:
    • Freigabe der für die Zahlung geblockten Rechnungen
    • Freigabe der vollständig erfassten Rechnungen

 

Bei der Anlage eines neuen Workflows ist ein flexibles Schemakonzept sowie Gültigkeitszeiträume möglich. Grundsätzlich können beliebig viele Workflows erstellt werden und diese einzeln aktiv gesetzt oder eben deaktiviert werden. Bei der Anlage werden dann folgende Schritte durchlaufen, hier am vorherigen Beispiel eines Workflows zu einer Bestellung (Fiori App „Workflows für Bestellungen verwalten“):

  1. Definition des Workflows
    Der Workflow erhält einen Namen, eine Beschreibung und seinen Gültigkeitszeitraum.
  2. Startbedingungen festlegen
    Pro Workflow werden unterschiedliche und individuelle Startbedingungen festgelegt – also Begebenheiten, nach welchen der Workflow ausgelöst werden soll. Im Standard werden hierbei schon viele gängige Regeln mitgeliefert:
  3. Schritte des Workflows festlegen
    1. Genehmigungsschritte festlegen
    2. Ausprägung der Freigabeschritte (automatisch oder manuell)
    3. Festlegung der Schritte bei Genehmigung/Ablehnung

  1. Zuordnung der Genehmigenden
    Bearbeiterermittlung läuft über eigen erstellte Templates, über Programmierung (BAdIs) oder die Zuordnung fester Benutzer. Es können auch direkt mehrere Nutzer hinzugefügt werden und, ob alle genehmigen müssen oder eine Genehmigung ausreicht.

 

Bei der Ablehnung eines Schrittes kann dann im Workflow festgelegt werden, was passieren soll. Hier kann der Workflow abgebrochen werden, mit ihm fortgefahren werden, der Schritt wiederholt werden (mit eventuell neuen Informationen etc.) oder der komplette Workflow wird neu gestartet. Durch diese Anlageoptionen kann so ein flexibler Workflow gestaltet werden.

 

Vorteile und Einsatzbereiche

Die SAP Business Workflows werden vor allem im HCM Bereich und in ESS und MSS Projekten für die Genehmigung verschiedener Aspekte wie etwa Urlaub oder Arbeitsmaterialen benötigt sowie auch für Reisekosten und Arbeitszeiten. Hier sind die Weitergabe und stückweise Genehmigung bzw. Ausfüllung verschiedener Dokumente besonders häufig. Aber auch in Bereichen wie dem automatischen Lieferantenwechsel, der automatisierten Freischaltabwicklung oder ähnlichen Prozessen können Workflows sinnvoll sein und eine erhöhte Effizienz hervorrufen – grundlegend überall dort, wo mehrere Personen und/oder verschiedene Dokumente an einem Prozess beteiligt sind und die Koordination dieser Arbeitsabläufe sinnvoll ist. Als Vorteile ergeben sich dann vor allem folgende Punkte:

  • Hohe Transparenz der Prozesse
  • Optimierte Kommunikation zwischen den Beteiligten
  • Einfacher Zugriff auf Dokumente
  • Reduzierte administrative Kosten

 

Fazit

Um mit dem Lauf der Zeit und der Entwicklung in Richtung Automatisierung mitzuhalten, empfiehlt es sich, sich mit dem Thema Workflows zu beschäftigen und diese einzusetzen. Viele genannte Vorteile können somit auch erschlossen werden.

Für die Abbildung von Workflows ist im SAP Umfeld nun auch Signavio neu auf die Bildfläche getreten. Was es mit damit auf sich hat, können Sie in diesem Blogbeitrag herausfinden.

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